Metodologia del Trabajo

SALDEPA ASESORAMIENTO EMPRESARIAL, surgió para dar respuestas profesionales, y poder aconsejar a empresarios y autónomos, que se están enfrentando a los mismos problemas, dificultades o momentos similares, por los que ya hemos pasado y tenemos una experiencia profesional recorrida.

A pesar de que existen varios enfoques, nosotros creemos que hay 5 pasos esenciales para un asesoramiento completo:

- Paso 1  Entendimiento del negocio

- Paso 2  Elección del foco

- Paso 3  ¿Qué hacer en cada Área (Planes de mejora)

- Paso 4  Priorización

- Paso 5  Implantación de los planes en acción.

Paso 1 - Entendimiento del negocio

Para un buen asesoramiento empresarial completo, necesitamos entender el negocio de nuestro cliente como un todo.

No tiene mucha magia. Es necesario entrar de cabeza en la organización y evaluar cada área de ella. Hay algunas herramientas que hacen, que este trabajo sea una fiel imagen de la empresa:

Diagnóstico

La primera etapa, debe ser, el diagnóstico empresarial, 

No sirve de nada pensar que se pueden proponer cambios sin entender completamente con lo que se está tratando.

Digo esto, principalmente por el hecho de que cada negocio tiene sus características y la mayoría de las veces, se encuentran en momentos distintos, con necesidades distintas.

El resultado  puede variar, pero esencialmente obtendremos el nivel de madurez de la empresa y cuáles son las áreas que necesitan más atención.

DAFO (Debilidades y Fortalezas)

 El análisis DAFO tiene una función bastante similar al diagnóstico, la diferencia está en el enfoque. Mientras que el segundo analiza áreas de la empresa, el primero va a hacer una evaluación de factores internos (fuerzas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas), a fin de proporcionar un retrato de la situación de la empresa.

“Un DAFO consiste en agrupar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades relacionadas con nuestro proyecto. Se trata de un ejercicio de abstracción, sacar la cabeza de los problemas del día a día para favorecer una visión más estratégica que nos permita pensar más a largo plazo.”

Paso 2 - Elección del foco

  Con los resultados del diagnóstico y el análisis, obtendremos la información suficiente para saber exactamente dónde comenzar el asesoramiento.

  Normalmente, las áreas más importantes son:

   A.- Finanzas

   B.- Recursos Humanos

   C.- Comercial-Ventas

   D.- Estrategia

  Obviamente existen otros puntos de comienzo en la toma de datos inicial, además de proyectos más específicos, pero ninguno es tan importante y que impacte tanto en los resultados como estas 4 aéreas. A continuación, veremos cuáles son las actividades más importantes para cada una ellas.

  Paso 3 - Qué hacer en cada área

  Creo que cada área posee una herramienta esencial que nos ayudará a consolidar  el asesoramiento empresarial y mostrarle al cliente tanto la realidad que está pasando de manera muy objetiva, como también posibilita un seguimiento claro de las mejoras en los resultados.

A.- Finanzas

  Normalmente, los gestores o empresarios que buscan un buen asesoramiento tienen problemas financieros, ya sea por falta de control de flujo de caja, poco control de capital de giro (cuentas por pagar y recibir) o incluso por carecer de informes específicos importantes.

  La mejor herramienta para tener todas estas respuestas es la creación de un estudio de control financiero completo, ya que de esta forma es simple hacer un análisis del centro de costos, bancos, clientes y proveedores. Cash Flow.

  Como asesor, tener estas respuestas puede llevarnos a una consultoría empresarial de  otro nivel, ya que podemos dar consejos como, un cambio de enfoque en un centro de costos poco lucrativo, hacia otro. O alertar sobre la dependencia de un cliente o incluso para mostrar que existe necesidad de caja a corto plazo.

  Además con estos datos, podemos calcular el  punto de equilibrio,  como la segunda herramienta más importante para una buena consultoría en el área financiera.

  Con esta información, conseguiremos decir de forma objetiva cuál es la cantidad de productos o servicios que necesitan ser vendidos para no tener un perjuicio.

B.- Recursos Humanos

  Si el mayor problema de la empresa en la que estamos prestando los servicios, están en  el área de recursos humanos, será necesario algunos cuidados para que podamos identificar exactamente lo que proponer.

  Analizaremos los siguientes datos:

Búsqueda de clima organizacional

- Cantidad de despidos y admisiones mensuales

- Evaluación de desempeño (preferentemente por competencias)

- Estructura organizativa (Organigrama)

- Plan de cargos y salarios.

  Algunos de estos datos se pueden consolidar en una hoja con indicadores de recursos humanos y pueden mostrar exactamente por dónde seguir:

  Por ejemplo, si nuestro cliente tiene en su empresa una tasa de volumen  muy alta, puede ser que los costos laborales sean excesivos y el foco de nuestra asesoría debería ser ese. Por otro lado, puede existir reclamaciones relacionadas con horas extras o falta de foco en entrenamientos, en una investigación de clima e incluso un indicador grave de desempeño malo por fallas en la gestión en la evaluación de ese aspecto.

C.- Comercial-Ventas

  Si el área de finanzas es la más importante para las empresas que están desestructuradas o que están perjudicadas, el área comercial y ventas es responsable de la mayoría de la demanda de servicios de asesoramiento,  para que los resultados sean positivos, y puedas aumentar sus resultados comerciales y ventas.

  Con un buen presupuesto de control de ventas es posible entender, mes a mes, el valor real vendido, la meta que se había establecido y si el resultado se está alcanzando o no.

  Al mismo tiempo es de suma importancia, el control diario a los vendedores, en cuanto a visitas, presupuestos, ventas, con el fin tomar decisiones rápidas, sin la necesidad de esperar a cierres de ciclo.

  Con estos datos, es posible analizar más profundamente si el problema está en la captación de nuevos clientes, en una posible estacionalidad de un mes a otro o incluso en la tasa de éxito de las negociaciones.

D.- Estrategia

  Para cerrar, la última área principal  e importante, y que suele ser muy solicitada por los clientes, es la estrategia empresarial.

  Esto ocurre porque incluso teniendo una estructura bien organizada, a veces falta el foco en los resultados, en los objetivos y metas más importantes.

  La visión de un asesor externo, y con amplia experiencia, facilita en buena medida la confección de una buena estrategia empresarial.

  En estos casos, recomendamos crear un cuadro con una buena planificación, junto con el cliente, que nos permite obtener estrategias, asignando cuáles son las más importantes  y de esta forma marcar metas planificadas para la obtención de un resultado satisfactorio para cada una de ellas.

Paso 4 - Priorización

  Independientemente del área elegida y de las estrategias delineadas, habrá una serie de items o puntos, a realizar.

  Es ahora, cuando comenzamos a realizar un trabajo experimentado de priorización, o enumeración.

  Quien intenta hacer todo al mismo tiempo, normalmente lo hace todo mal, (al menos en la mayoría de los casos). Por eso, hay que marcar una priorización y es ahí donde entra la matriz GUT, una herramienta excelente para definir cuál será el enfoque.

  Sólo para hacer un breve resumen, en la Matriz GUT, clasificamos los ítems con sus problemas en los niveles de 1 a 5 para 3 factores (Gravedad, Urgencia y Tendencia).

   Esta clasificación generará una nota final que define la importancia y el nivel de prioridad del problema en cuestión.

  De esta forma, conseguiremos ver un ranking de lo que necesitamos realizar en primer lugar de acuerdo con los criterios establecidos.

Paso 5 – Implantación de los planes en acción

  Por último, nos queda el paso más orientado a la práctica donde algunos asesores y consultores no lo realizan.

  Todo va a depender de lo que esté acordado en el contrato, con el cliente.

  Normalmente este trabajo de seguimiento y realización de las estrategias marcadas son llamadas de asesoría.

  En SALDEPA, nos gusta mucho este momento, aunque es justamente aquí cuando  muchos gestores acaban su trabajo y dejan pendiente todo lo sugerido en el trabajo anterior.

  En ese sentido, una buena herramienta que nos gusta aplicar y que nos ayuda en este proceso es:  PDCA.

  El nombre del Ciclo PDCA, viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en ingles: “Plan, Do, Check, Act”

  Este ciclo PDCA es muy conocido en todo el mundo, como una herramienta de mejora continua de la calidad, (ISO9000, ISO14000) pero es esencial para la ejecución de estrategias, justamente por basarse en un ciclo de 4 pasos que nos indicaran al final, si estamos haciendo esa actividad lo suficiente bien o si tienes que recomenzar.

Así son las fases detalladas del ciclo PDCA 

El ciclo PDCA, también es conocido como, ciclo de Deming o espiral de mejora continua.

Es una estrategia basada en la mejora continua de la calidad.

Se basa en cuatro pasos, según el concepto ideado por Walter A. Shewhart, amigo y mentor de William E. Deming que lo enseñó en el Japón de los años 1950.

P (Plan) (Planificar). Descubrir problemas a tratar y definir qué se quiere conseguir y cómo.

D  (Do) (Hacer). Realizar el plan..

C (Check) (Revisar). Verificar los resultados..

A (Act) (Actuar). Actuar en función del resultado..